外国人学生のための出願ガイド

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日本の学校に出願をするための手順

進学説明会や進学情報ウェブサイト、進学情報誌、オープンキャンパスの参加などで受験をする学校が決まったら、「出願」の準備を始めましょう。出願とは、志望する学校を受験するための申し込みのことです。
学校や受験する入試方式ごとに出願のための条件や、検定料の支払い方法など違ってきますので、早めの情報収集が大切です。

出願の手順

①「入学試験要項・願書」を手に入れる

  • 【KEY WORDS】
    募集要項(入試要項・入学試験要項)
    出願資格をはじめ、出願から入学手続きまでの提出書類・スケジュールなどがまとまっている冊子。ウェブ上で見ることができる学校も多数あります。受験をするためにとても重要なものです。
    願書(出願書類・入学志願票)
    受験をするための申込書です。あなたに関しての基本的な情報を記入する入学志願票や、どうしてその学校に入学したいかを伝えるための志望理由書など、申込に必要な書類や封筒がセットになっています。学校によっては、ウェブ出願のみの受付をしていて、紙の願書がない学校もあります。
  • 受験をする学校を決めたらまず始めに「募集要項」と「願書」を手に入れましょう。
    手に入れる方法は学校や、受験をする試験方式ごとに違いますが、①学校のウェブサイトからダウンロード ②学校のウェブサイトで見る ③学校のウェブサイトから送付の申し込みをする ④学校に行って直接もらう ⑤オープンキャンパスや説明会などのイベントでもらう ⑥書店で買う(一部の大学のみ)などの方法があります。
    ほとんどの学校は無料でもらえますが、一部の大学では300円~1,500円程度で有料の場合もあります。

    試験の申し込みには入試方式ごとに別々の締め切り日があります。締め切りを過ぎると願書を受け取ってもらえずに、受験をすることができなくなりますので、受験する学校が決まったらできるだけ早く願書を入手することをおすすめします。

    ※国外への願書発送は対応していない場合がありますので、日本国外から受験を考えている場合には早めに学校に問い合わせるようにしましょう。

②「募集要項」で出願資格・提出書類・スケジュールを確認する

    募集要項を手に入れたら、出願資格を確認しましょう。
    出願資格は、その学校を受験するための条件です。この条件を満たせない場合、受験をすることができません。特に、日本留学試験(EJU)や日本語能力試験(JLPT)、TOEIC®などが条件として挙げられている場合は、あなたが持っている得点が、学校が求めている得点を越えているか必ず確認してください。

    もし、あなたが出願資格を満たしている場合には、提出書類やスケジュールを確認して、受験をする入試方式を決めましょう。多くの学校では、「外国人特別選抜」が用意されています。
    スケジュールを確認する場合には、出願期間や受験日だけではなく、合格後の入学料などの納入期限などもあわせて確認しておくことよいでしょう。学校によっては、あなたが受験をするほかの学校の合否がわかる前に入学金を納入しなければならない場合があります。納入した授業料は返金されますが、入学金はすべてまたは一部返金されない場合があるので注意しましょう。

    複数の学校を受験する場合、すべての学校のスケジュールや必要書類を把握できるように、ノートや手帳にまとめておくと便利です。

③提出書類を準備する

  • 【KEY WORDS】
    ウェブ出願(インターネット出願)
    ここ最近、私立の大学を中心にウェブ上で申込、検定料の振込ができる「ウェブ出願(インターネット出願)」を導入している学校が増えています。願書を取り寄せる時間もかからず、24時間いつでも申し込むことができます。また、記入漏れなど自動でエラーチェックができたり、日本語の文字の書き間違いも減ったりと留学生のみなさんにとっては日本人の学生よりもたくさんのメリットがある出願方法です。
  • 募集要項に書いてある出願書類を確認して、準備をしましょう。
    書類によっては、準備に時間がかかるものもあります。また、ボールペン(消せるボールペンは不可)で手書きが必要な場合、書き間違えると消すことができません。いきなり書き始めずに、下書きをしてから書いていくとよいでしょう。特に志願理由書などの長い文章を書く場合には、まずどんな流れで何を書くかを決めてから別の紙などに書き出してみると、あなたの考えも整理することができます。

    提出を求められることが多い主な書類

     ①入学願書(学校指定のもの)
     ②自国の高等学校の卒業(見込)証明書
     ③自国の高等学校または最終学校の成績証明書
     ④日本語学校修了(見込)証明書
     ⑤出身高等学校の校長または教員の推薦状
     ⑥日本語能力または英語能力証明書
     ⑦日本語教育機関出席率・成績証明書
     ⑧志望理由書

    このほかに、「証明写真」や「パスポート」「在留カード」のコピー、受験料振込の控えなどが必要とされる場合が多いです。

    提出書類がすべて準備できたら、送付をしてしまう前にすべてコピーを取っておくとよいでしょう。
    書類に不備があり、学校から問い合わせがあった場合や万が一送った願書が未着となってしまった場合、すぐに対応することができるのでおすすめです。

④受験料(入学検定料・選考料)を払う

  • 【KEY WORDS】
    振込証明書
    銀行などの金融機関の窓口で振り込みをした場合の控え。学校によっては、願書と一緒に振込証明書を送付することが求められます。もし、受験する学校に提出の必要がなかったとしても、検定料や入学金、授業料などの振込をした時には、入金を証明できる控え、申込完了画面のプリントアウト、振込完了メールなどは大切に保管しておくとよいでしょう。
  • 受験をするためには受験料を支払う必要があります。受験料は、受験する学校や入試の方式によって変わりますが、10,000円~35,000円程度の学校がほとんどです。
    支払い方法も学校によって違いますが、①金融機関窓口からの振り込み ②クレジットカード ③コンビニエンスストア ④ネットバンキング ⑤海外からの日本円送金 などの方法があります。どの学校も学校指定の方法でしか支払い受付をしていませんので、どの方法が指定されているのか必ず確認しておきましょう。
    海外からの送金については対応していない学校もありますので、注意してください。

⑤出願書類の提出

    必要な書類と受験料の振り込みが完了したら、学校に願書を提出します。
    提出の方法は学校ごとに異なりますが、「郵送」か「学校の窓口に直接持参」のいずれかまたは両方で受け付けている場合がほとんどです。
    また、書類提出のための封筒は、願書のセットに含まれている場合と自分で用意する場合があります。
    自分で用意をする場合は、封筒のサイズや宛名の書き方などの指定がないかどうか、「募集要項」を確認するようにしてください。

    <郵送の場合>
    封筒と必要書類が用意できたら、郵便局の窓口に行って「簡易書留」か「速達・簡易書留」で送るようにしましょう。どちらかが指定されている場合もあります。いずれも、引き受けから配達まで記録をとっているため、願書を送った履歴も残りますし、学校に確実に届けてくれる方法です。
    日本国外から出願を検討している人は、まずは海外からの直接発送が可能なのかどうかを確認してください。可能な場合はEMSが指定されていることが多いですが、どの方法で受け付けているのか、送付から到着までにどれくらいの日数がかかるのか事前に調べるようにしてください。

    郵送の場合、募集要項に書いてあるスケジュールの締め切りに気を付けてください。
    「必着」なのか「当日消印有効」なのかによって、あなたがいつ願書を送らなければならないのか変わってきます。必着の場合には、受付期間の最終日よりも前に発送をする必要がありますが、当日消印有効の場合は受付期間の最終日に郵便局に持ち込めればその願書は有効です。いずれにしても、締め切り日になってしまう前に早めの準備と早めの発送を心がけましょう。

    <直接持参の場合>
    直接持参の場合は、募集要項に記載されている受付期間・時間の間に学校の窓口に持っていきます。
    郵送受付で「当日消印有効」としている学校の場合、翌日の1日のみ窓口での受付をしている学校もあります。もし、郵送の締め切り日を過ぎてしまった場合、慌てずに窓口で受け取ってもらえるか調べてみるとよいでしょう。

⑥願書の受理

    願書が受理されると、後日、学校から「受験票」と当日の持ち物や集合場所などが記載された書類が届きます。あなたの名前など、記載内容に間違いがないか必ず確認するようにしましょう。
    「受験票」を無くすと、当日試験会場に行っても試験を受けることができなくなってしまいますので、大切に保管をするようにしてください。

    これが、「出願」の手順です。
    出願、入試、入学手続きなど、入学するまでの間にはやるべきことがたくさんあります。いずれもスケジュール管理がとても大切になりますので、ノートや手帳、カレンダー、アプリなど自分が一番わかりやすい方法でまとめておくようにしましょう。

    同じ用途の書類でも学校によって異なる名称を使っていることが多くあります。わからないことがあったら、そのままにせずに志望校の入試担当窓口に相談をするか、日本語学校の先生やあなたの担任の先生に相談をするようにしましょう。


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