受験をする学校を決めたらまず始めに「募集要項」と「願書」を手に入れましょう。
手に入れる方法は学校や、受験をする試験方式ごとに違いますが、①学校のウェブサイトからダウンロード ②学校のウェブサイトで見る ③学校のウェブサイトから送付の申し込みをする ④学校に行って直接もらう ⑤オープンキャンパスや説明会などのイベントでもらう ⑥書店で買う(一部の大学のみ)などの方法があります。
ほとんどの学校は無料でもらえますが、一部の大学では300円~1,500円程度で有料の場合もあります。
試験の申し込みには入試方式ごとに別々の締め切り日があります。締め切りを過ぎると願書を受け取ってもらえずに、受験をすることができなくなりますので、受験する学校が決まったらできるだけ早く願書を入手することをおすすめします。
※国外への願書発送は対応していない場合がありますので、日本国外から受験を考えている場合には早めに学校に問い合わせるようにしましょう。
募集要項を手に入れたら、出願資格を確認しましょう。
出願資格は、その学校を受験するための条件です。この条件を満たせない場合、受験をすることができません。特に、日本留学試験(EJU)や日本語能力試験(JLPT)、TOEIC®などが条件として挙げられている場合は、あなたが持っている得点が、学校が求めている得点を越えているか必ず確認してください。
もし、あなたが出願資格を満たしている場合には、提出書類やスケジュールを確認して、受験をする入試方式を決めましょう。多くの学校では、「外国人特別選抜」が用意されています。
スケジュールを確認する場合には、出願期間や受験日だけではなく、合格後の入学料などの納入期限などもあわせて確認しておくことよいでしょう。学校によっては、あなたが受験をするほかの学校の合否がわかる前に入学金を納入しなければならない場合があります。納入した授業料は返金されますが、入学金はすべてまたは一部返金されない場合があるので注意しましょう。
複数の学校を受験する場合、すべての学校のスケジュールや必要書類を把握できるように、ノートや手帳にまとめておくと便利です。
募集要項に書いてある出願書類を確認して、準備をしましょう。
書類によっては、準備に時間がかかるものもあります。また、ボールペン(消せるボールペンは不可)で手書きが必要な場合、書き間違えると消すことができません。いきなり書き始めずに、下書きをしてから書いていくとよいでしょう。特に志願理由書などの長い文章を書く場合には、まずどんな流れで何を書くかを決めてから別の紙などに書き出してみると、あなたの考えも整理することができます。
提出を求められることが多い主な書類
①入学願書(学校指定のもの)
②自国の高等学校の卒業(見込)証明書
③自国の高等学校または最終学校の成績証明書
④日本語学校修了(見込)証明書
⑤出身高等学校の校長または教員の推薦状
⑥日本語能力または英語能力証明書
⑦日本語教育機関出席率・成績証明書
⑧志望理由書
このほかに、「証明写真」や「パスポート」「在留カード」のコピー、受験料振込の控えなどが必要とされる場合が多いです。
提出書類がすべて準備できたら、送付をしてしまう前にすべてコピーを取っておくとよいでしょう。
書類に不備があり、学校から問い合わせがあった場合や万が一送った願書が未着となってしまった場合、すぐに対応することができるのでおすすめです。
受験をするためには受験料を支払う必要があります。受験料は、受験する学校や入試の方式によって変わりますが、10,000円~35,000円程度の学校がほとんどです。
支払い方法も学校によって違いますが、①金融機関窓口からの振り込み ②クレジットカード ③コンビニエンスストア ④ネットバンキング ⑤海外からの日本円送金 などの方法があります。どの学校も学校指定の方法でしか支払い受付をしていませんので、どの方法が指定されているのか必ず確認しておきましょう。
海外からの送金については対応していない学校もありますので、注意してください。
必要な書類と受験料の振り込みが完了したら、学校に願書を提出します。
提出の方法は学校ごとに異なりますが、「郵送」か「学校の窓口に直接持参」のいずれかまたは両方で受け付けている場合がほとんどです。
また、書類提出のための封筒は、願書のセットに含まれている場合と自分で用意する場合があります。
自分で用意をする場合は、封筒のサイズや宛名の書き方などの指定がないかどうか、「募集要項」を確認するようにしてください。
<郵送の場合>
封筒と必要書類が用意できたら、郵便局の窓口に行って「簡易書留」か「速達・簡易書留」で送るようにしましょう。どちらかが指定されている場合もあります。いずれも、引き受けから配達まで記録をとっているため、願書を送った履歴も残りますし、学校に確実に届けてくれる方法です。
日本国外から出願を検討している人は、まずは海外からの直接発送が可能なのかどうかを確認してください。可能な場合はEMSが指定されていることが多いですが、どの方法で受け付けているのか、送付から到着までにどれくらいの日数がかかるのか事前に調べるようにしてください。
郵送の場合、募集要項に書いてあるスケジュールの締め切りに気を付けてください。
「必着」なのか「当日消印有効」なのかによって、あなたがいつ願書を送らなければならないのか変わってきます。必着の場合には、受付期間の最終日よりも前に発送をする必要がありますが、当日消印有効の場合は受付期間の最終日に郵便局に持ち込めればその願書は有効です。いずれにしても、締め切り日になってしまう前に早めの準備と早めの発送を心がけましょう。
<直接持参の場合>
直接持参の場合は、募集要項に記載されている受付期間・時間の間に学校の窓口に持っていきます。
郵送受付で「当日消印有効」としている学校の場合、翌日の1日のみ窓口での受付をしている学校もあります。もし、郵送の締め切り日を過ぎてしまった場合、慌てずに窓口で受け取ってもらえるか調べてみるとよいでしょう。
願書が受理されると、後日、学校から「受験票」と当日の持ち物や集合場所などが記載された書類が届きます。あなたの名前など、記載内容に間違いがないか必ず確認するようにしましょう。
「受験票」を無くすと、当日試験会場に行っても試験を受けることができなくなってしまいますので、大切に保管をするようにしてください。
これが、「出願」の手順です。
出願、入試、入学手続きなど、入学するまでの間にはやるべきことがたくさんあります。いずれもスケジュール管理がとても大切になりますので、ノートや手帳、カレンダー、アプリなど自分が一番わかりやすい方法でまとめておくようにしましょう。
同じ用途の書類でも学校によって異なる名称を使っていることが多くあります。わからないことがあったら、そのままにせずに志望校の入試担当窓口に相談をするか、日本語学校の先生やあなたの担任の先生に相談をするようにしましょう。